Yhtä lailla kuin apteekkaria saattaa öisin valvottaa asiakaskato, henkilöstöpula tai toiminnan jatkuvuuden turvaaminen, myös työntekijä saattaa kokea paikkansa uhatuksi erilaisten muutosten ja median uutisoinnin keskellä. Pelon ja epävarmuuden tunteet sekä turvallisuuden järkkyminen voivat haastaa jaksamista ja työn hallinnan tunnetta. Kun haluat ottaa talousasiat puheeksi henkilöstön kanssa, kannustan sinua apteekkarina pohtimaan, miksi asia on myös työntekijän näkökulmasta tärkeä, ja jakamaan konkreettisia esimerkkejä, miten jokainen voi omalla toiminnallaan vaikuttaa apteekin talouteen.
Aloita asiakasnäkökulmasta
Mistä voisi lähteä liikkeelle, kun haluat ottaa talouden puheeksi henkilöstön kanssa? Kokeile aloittaa asiakasnäkökulmasta. Apteekkityö tehdään asiakkaiden kanssa ja heitä palvellen. Tämä on konkreettinen osa työtä ja myös motivaatiotekijä. Asiakastyytyväisyys on yhteinen tavoite ja siinä onnistuminen heijastuu koko työyhteisöön – ja apteekin talouteen.
Asiakasvirtojen muutokset näkyvät työssä ja selittävät talouden tunnuslukuja. Kannusta koko henkilökuntaa seuraamaan asiakasvirtoja apteekkijärjestelmästä ja näytä, miten se tehdään. Keskustelkaa yhdessä parhaista toimintamalleista ruuhkahuipuissa ja hiljaisina hetkinä. Mihin kannattaa keskittyä asiakastyytyväisyyden näkökulmasta? Miten työvire pysyy eri tilanteissa positiivisena? Entä miten asiakastyytyväisyys ja asiakasvirtojen vaihtelu vaikuttaa apteekin taulouteen ja miten vaikutuksia voitaisiin yhdessä tasoittaa?
Konkretisoi tavoitteet ja keinot yhdessä
Pelkät kuukausittaiset talousluvut tai suhteelliset prosenttimittarit eivät aina auta tavoitteen hahmottamisessa tai seurannassa. Tällainen tavoite voi olla esimerkiksi vapaan kaupan myynnin kasvattaminen kymmenellä prosentilla. Tavoite voi olla realistinen ja hyvä, mutta farmaseutin näkökulmasta prosenttimäärä ei kerro juuri mitään. Tavoite ei ole hänen arjessaan konkreettisesti tai helposti mitattava. Esimerkkinä voisi sen sijaan käyttää tiettyä tuotetta tai euromäärää, ja sen avulla havainnollistaa, miten jokainen työntekijä voi omalla päivittäisellä toiminnallaan vaikuttaa taloudellisen tavoitteen saavuttamiseen.
Arjen tekemisen ja talouden yhteyden kirkastuessa apteekin henkilökunnan on luontevampaa osallistua toiminnan kehittämiseen. Johtamisen näkökulmasta on keskeistä luoda yhteisiä keskusteluhetkiä, joissa henkilökunta pääsee kertomaan ajatuksiaan. Tätä potentiaalia ei kannata jättää käyttämättä. Silloin saat apteekkarina kaikki resurssit ja näkökulmat käyttöön. Voitte yhdessä pohtia, mitkä ovat vahvuutemme, miten niitä voi hyödyntää, ja millaisia keinoja voisi kokeilla tavoitteen saavuttamiseksi.
Eteenpäin pienin askelin ja kannustaen
Aloita pienin askelin. Voit havainnollistaa, miten pienetkin teot vaikuttavat kokonaisuuteen tai kysyä suoraan työntekijöiltä, mikä olisi heidän mielestään sopiva ensimmäinen konkreettinen askel kohti tavoitetta, joka ei tuntuisi liian suurelta. Alkuun pääseminen ja myönteisyys on tärkeää. Suuret tavoitteet voi jakaa pieniin osatavoitteisiin.
Myös palkitseminen sitouttaa muutokseen. Tavoitteiden saavuttamisesta voisi palkita koko henkilöstöä, jolloin kaikkien osallistuminen ja yhdessä tekeminen korostuu. Palkintoa ja osatavoitteiden huomioimista voi myös ideoida yhdessä. Ideoinnille voi antaa sopivat raamit.
Jos jostain syystä tavoitetta ei saavuteta, on tärkeää käsitellä se myönteisellä tavalla. Jokaisesta kokeilusta kannattaa ottaa mukaan parhaat opit – liittyi se sitten tekemiseen tai tavoitteen asettamiseen. Kokeileminen on jo itsessään hyvä asia, koska jokainen yritys vie eteenpäin ja kokeiluja voidaan hyödyntää muutosvoimana. Huomaa ponnistelu, vaikka se ei aina heti osuisi maaliin. Sano vaikka “hyvää työtä” aina, kun huomaat, että askelia otetaan oikeaan suuntaan.
Katse tulevaisuuteen
Uudistuva apteekki katsoo myös taloudessa tulevaan – johto näyttää suunnan. Muistele edellistä kertaa, kun puhuit talousasioista henkilökunnalle. Keskityitkö menneisyyteen: miltä apteekin liikevaihto ja tulos näyttivät alkuvuonna verrattuna edelliseen vuoteen? Vai puhuitteko myös tulevaisuuden näkymistä?
Nuoret ja johtajuus -kyselytutkimuksessa vuodelta 2022* hyvän johtajan määrittelyssä annettiin painoarvoa “kyvylle luoda visiota ja näyttää suuntaa, sekä inspiroivalle ja arvostavalle, ihmisläheiselle johtamisotteelle”. Talousasioiden ymmärtämisessä oman työn kannalta työntekijöitä auttaa se, että talouspuhe liittyy myös tulevaan. Mennyttä voi analysoida ottaen siitä opiksi, mutta tulevaisuuteen voi vaikuttaa tässä ja nyt.
Pohdi, miltä näyttäisi sellainen apteekin tulevaisuus, jota toteuttavat koko henkilöstö yhdessä, kaikkine ideoineen ja vahvuuksineen?
NPS-FI-00176-06-2023
